Mit sechs Schritten zum Erfolg

Eine einfache Methode um Schwachstellen aufzudecken sind Standardarbeitsanweisungen, auch SOP’s (Standard Operation Procedures) genannt. Dabei wird das genaue Vorgehen innerhalb eines Arbeitsprozesses möglichst exakt beschrieben. Die Beschreibung kann in Textform, als Graphik oder auch in Form von Bildern oder Videos erfolgen. 

Was bringt der Einsatz von SOP’s?

Jede SOP verfolgt drei Ziele: 

Erstens wird dadurch der Arbeitsablauf genau dokumentiert. Je erfolgskritischer (z.B. Melken) eine Arbeit ist, desto detaillierter sollte die Beschreibung sein. 

Als zweites Ziel dient die SOP dazu alle Beteiligten zu instruieren und auch anzuleiten. 

Das dritte Ziel einer SOP ist die Schwachstellenanalyse: Durch den genauen Beschrieb des jeweiligen Arbeitsablaufes werden allfällige Schwächen aufgedeckt, hinsichtlich der Arbeitserledigung hinterfragt und somit gleichzeitig eliminiert.

Schritt 1 (Zielsetzung):

Bei der Erarbeitung einer SOP sollten zunächst die Ziele festgelegt werden. Dies kann zum Beispiel ein reduzierter Arbeitszeitbedarf oder auch niedrigere Zellzahlen sein. Wichtig ist, dass die Ziele messbar, erreichbar und kontrollierbar sind. Ein messbares Ziel kann dementsprechend folgendermassen definiert sein: «Der Arbeitszeitbedarf für das Melken wird durch die Einführung einer SOP innerhalb von 6 Monaten um 15 Minuten reduziert». 

Schritt 2 (Dokumentation):

Der zweite Schritt besteht in der Dokumentation der Arbeit. Am Beispiel «Melken» ist das in Abbildung 1 dargestellt. Um die Beschreibung zu vereinfachen, empfiehlt es sich die Arbeit in Teilschritte aufzuteilen (z.B. Melkstand vorbereiten, Melken, Melkstandnachbereitung -reinigung). Die Teilschritte werden genau beschrieben. 

Schritt 3 (Entwurf):

Jetzt wird der Entwurf der SOP am Arbeitsort aufgehängt und mit allen Beteiligten besprochen. Hierbei erfolgt dann auch schon eine erste Standardisierung. 

Schritt 4 (Aussensicht):

Im nächsten Schritt wird die SOP zur Bewertung an einen Berater oder auch Kollegen (z.B. im Arbeitskreis) gegeben. Dadurch wird nochmals ein Optimierungsprozess in Gang gesetzt und vor allem eine Aussensicht eingeholt.

Schritt 5 (Probephase):

Als nächstes wird die SOP mit Erstellungsdatum direkt am Arbeitsplatz (z.B. im Melkstand) gut sichtbar aufgehängt und ausprobiert. Auch hier können wieder Anpassungen und Verbesserungsideen eingebracht werden. Die SOP beginnt nun zu wirken in dem die beteiligten Personen die vorgegebenen Arbeitsschritte genau ausführen. Neue Mitarbeiter können rasch in die Arbeit eingewiesen werden.

Schritt 6 (Platzierung):

Die «fertige» SOP wird in einem eigenen Ordner (Papier und/oder digital) abgelegt und steht dort für alle zur Verfügung. Es empfiehlt sich jede SOP mindestens jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren. 

Wird für alle relevanten Arbeitsroutinen eine SOP erstellt entsteht daraus ein sog. Notfallhandbuch. Dies bedeutet, dass im Notfall zum Beispiel ein Betriebshelfer mit Hilfe der SOP’s alle Arbeiten alleine erledigen kann.

Schlussfolgerungen

Durch den Einsatz von Standardarbeitsanweisungen kann die Arbeit auf dem Landwirtschaftsbetrieb strukturierter und rationeller erfolgen. SOP’s helfen dabei Schwachstellen aufzudecken, die Arbeitsproduktivität zu verbessern und die Arbeitszufriedenheit zu steigern. Die optimale Gestaltung der Arbeit bleibt damit aber immer noch in der Hand des Betriebsleiters und gilt auch im Zeitalter der Digitalisierung als Herausforderung für die Zukunft.

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